عزيزي الموظف تعلم كيف تتعامل مع المكالمات المزعجة

يساعد الموظف المقاطعات الهاتفية مشكلة تؤرق الكثيرين خلال العمل، حيث تشتت الانتباه، وتضعف التركيز، وتزيد الإجهاد، ومن هنا، يحدد الخبراء سبع نصائح على التعامل مع طغيان المقاطعات الهاتفية خلال العمل، هي:

أولاً، استخدام الهاتف كأداة للعمل: على الموظف رؤية الهاتف على أنه وسيلة للاتصالات في عالم الأعمال، فلايجب أن يتواصل اجتماعياً عبره عندما يكون في العمل، وأن يجعل مكالماته فعالة قدر الإمكان.

ثانياً، راقب مكالماتك: حاول أن تعرف الشخص الموجود على الخط الآخر من الهاتف وما يريده قبل أن تجيب، وتغلب على الفضول الطبيعي الذي ينتابك عندما يتصل بك أشخاص لا تعرفهم، واكتشف سبب اتصالهم قبل التقاط سماعة الهاتف للرد.

ثالثاً، اجعل مكالماتك معلقة: خصص فترات من اليوم لا تحدث لك فيها أى مقاطعات، ولا تصبح عبداً للهاتف، وأحد أفضل الأساليب التي يمكنك استخدامها هو أن تفصل الهاتف بشكل فعلي عندما تعمل في شيء مهم، ولو كان الأمر مهماً بما فيه الكفاية، فإن مَـــن يتصل بك سوف يعاود الاتصال مرة أخرى لاحقاً.

رابعاً، حدد أوقاتاً واضحة للرد على المكالمات: عندما تتصل بالناس، ويكونون غير متواجدين، أترك رسالة وحدد الوقت الذي ستكون متاحاً فيه لتلقي رد على مكالمتك الهاتفية، وعندما يتصل بك أي شخص ولا يمكنك الرد على المكالمة، احرص على تخصيص وقت للرد على المكالمات.

خامساً، تجميع المكالمات في دفعات: استخدم منحنى التعلم، وقم بجميع مكالماتك الهاتفية دفعة واحدة، ولا تنشرها على مدار اليوم، وفي بعض الأحيان يمكنك أن تراكم مكالماتك الهاتفية حتى الحادية عشرة صباحاً، ثم عد إليها بين الساعة الحادية عشرة أو الثانية عشرة ظهراً، أو يمكنك أن تراكمها حتى الساعة الثالثة والنصف مساءً ثم عد إليها بحلول الساعة الرابعة والنصف مساءً.

سادساً، خطط لمكالماتك مسبقاً: تعامل مع أي مكالمة عمل على أنها اجتماع، واكتب مخططاً أو جدول أعمال لاجتماعاتك أو مناقشتك الهاتفية، ولا تضيع الوقت في التقاط الهاتف والاتصال، ثم نسيان سبب اتصالك والأشياء التي كنت تريد مناقشتها.

سابعاً وأخيراً، خذ ملاحظات جيدة: خذ ملاحظاتك كاملة للمحادثات الهاتفية، لأن القوة تكون بجانب الشخص الذي لديه ملاحظات أفضل، ولا ترد أبداً على أية مكالمة هاتفية بدون أن يكون لديك ورقة وقلم في يدك، واحرص بعناية على أخذ الملاحظات عن الأشياء التي توافق عليها، واكتب ما يوافق الشخص الآخر عليه، بما في ذلك الأرقام والأوقات والتواريخ، من الأشياء التي تمت مناقشتها في الهاتف، فإن هذه الملاحظات من الممكن أن تكون مهمة جداً لك في المستقبل.